Referat 2025
Læs referatet nedenfor eller klik for at skrive ud:
Referat, Generalforsamling 20. april 2025
Referat – Generalforsamling
Onsdag den 23. april 2025, kl. 20
1. Valg af dirigent
Mirza Fejzic, nr. 9 er valgt som dirigent.
Mirza oplyser, at generalforsamlingen er blevet lovligt indvarslet og senest 8 dage inden afholdelse – og er dermed beslutningsdygtig.
2. Forretningsudvalgets beretning
Formanden begynder beretningen ved at byde de nye på vejen, Ditte og Thomas, der er flyttet i nr. 8 – hjertelig velkommen! Desværre er Ditte og Thomas ikke til stede på Generalforsamlingen.
Forretningsudvalget konstituerede sig på det første møde. Konstitutionen blev følgende: Alice som kasserer, Medina som referent, Karsten som formand og Jørn som menigt medlem.
Det seneste år har der været afholdt en række møder i forretningsudvalget. Vi har i år arbejdet med følgende opgaver:
- Det helt primære arbejdsområde for os har været, hvordan vi kan samle beboerne på Gravenstenvej omkring en samlet og fælles vedligeholdelse af området i stedet for at splitte vejens beboere. Dette er helt afgørende for os – ikke hvilke projekter, der vedtages, og i hvilken rækkefølge. Det er i alle vejens beboeres interesse at holde området pænt og attraktivt.
- Vi har forsøgt at dokumentere manglende eller tiltrængt vedligeholdelse i området. Billeder er udsendt sammen med indkaldelse – blot som eksempler og ikke for at hænge nogen ud. Der er også et billede foran mit eget hus. Disse 2 punkter kommer vi nærmere ind på under pkt. 5
- Der har været yderligere kontakt til kommunen – hvilket ikke førte til meget nyt ud over sidste års fremsendte korrespondance.
Grønne områder – Aalborg Anlægsgartneri
Ejerlauget har stadig aftale med Aalborg Anlægsgartneri ift. til slåning af de store græsarealer samt, de ting Erik Torn tidligere udførte.
Snerydning – Kjær
Vi har stadig en aftale med Kjærs vedrørende snerydning – Det har igen været nemme penge for ham i år.
Fest 2024
Der har været afholdt vejfest i 2024. Der var desværre ikke så stor tilslutning, og da der regnede og blæste på dagen for sommerfesten, blev det besluttet ikke at sætte teltet op. I stedet inviterede Karin og Ole os hjem til dem, hvor vi afholdt årets sommerfestog afholdte Ole’s fødselsdag. Mange tak for det – det var superhyggeligt.
Bestyrelsen vil igen opfordre børneforældre til at melde sig og være med til at arrangere noget for børnene.
Diverse
Forretningsudvalget skal opfordre til, at alle holder det pænt og ryddeligt ved egen parcel til glæde for vejens øvrige beboere.
Forretningsudvalget skal opfordre til, at alle holder det pænt og ryddeligt ved egen parcel til glæde for vejens øvrige beboere.
Vi skal også henstille vejens beboere til at genplante de træer, der er blevet fældet, i henhold til beplantningsplanen for vejen (den kan findes på hjemmesiden). Det er også vigtigt at eventuel beplantning, der hænger ud over sti og fortov trimmes, så der er fri og uhindret passage. Endelig henstiller vi til at græs ved fortov og stier kantes og ukrudt fjernes, så fortov og stier ser pæne ud.
Ajourføring af mailadresser mv.
Forretningsudvalget skal opfordre beboerne på Gravenstenvej til at holde forret- ningsudvalget opdateret med mailadresser og telefonnumre, når disse skiftes. Det er et unødvendigt stort arbejde for os at håndtere udsendelser på mails, når disse ikke er opdateret.
Det er de enkelte beboeres eget ansvar, at vi i forretningsudvalget har opdateret kontaktinfo. Send en mail til formanden, Karsten, hvis I ændrer kontaktinfo.
Hvis I har fået nye naboer så giv dem lige besked, hvis I har fået mail information fra mig, så I sikrer jer, at de er med i loopet.
3. Aflæggelse af driftsregnskab til godkendelse
Kasserer Alice beretter, at vi har haft indtægter på lidt over kr. 77.000. Der var en restance på 1000 kr., der kom ind efter regnskabet, blev lavet.
Vi fik nye stropper til festteltet. Fællesarealer er blevet vedligeholdt efter de tilbud, vi har fået. Posten til vedligeholdt af fællesarealer er stor, og vi har dermed haft et underskud på lidt over kr. 5.500 kr.
Dirigenten spørger forsamlingen om regnskabet kan godkendes.
Regnskabet er godkendt af generalforsamlingen.
Godkendelse af budget
Kasserer Alice beretter:
Budgettet er lagt efter de nuværende kontingenter. Skulle der blive enighed om for- højelse af kontingenter, vil budgettet blive tilpasset efter det.
Dirigenten spørger forsamlingen om budgettet, som det foreligger nu, kan godkendes.
Budgettet er godkendt af generalforsamlingen.
4. Indkomne forslag
Bestyrelsen indstiller følgende forslag (1. 2. og 3. herunder) til behandling på generalforsamlingen:
Inden vi behandler forslagene, vil vi gerne præsentere lidt baggrund for forretningsudvalgets forslag.
Vi bor i et attraktivt område med mange fine velholdte huse, renoverede eller nybyggede, som også har oplevet betydelige værdistigninger de senere år.
Vi bryster os af, at vi har ”byens smukkeste vej”. Vi har i hvert tilfælde en dejlig vej, hvor der er meget mere luft og natur rundt om husene, end så mange andre steder i Aalborg. Med de store fællesarealer i vores område følger også en pligt til at vedligeholde disse, så området forbliver et pænt og attraktivt område for vejens bebo- ere. Vores udstykning er ved at være omkring 50 år gammel og der er mange steder, hvor tidens tand efterhånden kan ses. Samtidig bliver have og omgivelser måske ikke prioriteret lige så højt nu om dage som tidligere, og hvis vi ser indad, må mange af os nok erkende, at der er områder, hvor vi godt kunne have været noget flittigere.
Der er flere områder, der kræver en større ansigtsløftning – vi har vedhæftet en række billedeksempler på dette i forbindelse med indkaldelsen.
Forretningsudvalgets store bekymring og frygt er, at hvis opgaverne bliver lagt over på den enkelte boligejer/stikvej mv. så bliver opgaven enten ikke løst eller så bliver resultatet ikke ønskværdigt. Området vil stille og roligt – men helt sikkert – forfalde. Det er det vi begynder at se resultatet af efter en længere årrække med udsat (og utilstrækkelig) vedligehold af fællesarealer.
I værste tilfælde kan det måske endda resultere i ufred mellem naboer. Derfor foreslår forretningsudvalget, at der vedtages en fælles overordnet vedligeholdelsesplan, så vi i fællesskab kan prioritere opgaverne, sikre en ensartet løsning og at projekterne gennemføres.
Det er i alles interesse, at Gravenstenvej forbliver et attraktivt kvarter, både for dem, der bor her; dem, der ønsker at sælge osv. Vi står måske også i en situation, hvor 3. limfjordsforbindelse er lidt en joker. Vi har brug for, at vejen oser af overskud, sammenhold og godt naboskab, og derfor er det vigtigt, at vejen ikke ser ud, som om den er i gradvis forfald med døde/manglende træer, ukrudt på vejen, tyndslidte grus arealer, bulede stier, hullede lamper mv.
Forretningsudvalget er principielt ligeglade med, hvilke projekter der vedtages, og i hvilken rækkefølge de prioriteres. Vi ønsker blot, at vi alle ved, hvilke vedligeholdelsesopgaver, vi i fremtiden kigger ind i, samt at vi hæver det generelle vedligeholdelsesniveau, så området vedbliver at være attraktivt.
Det vigtigste for os er, at vi kan samle beboerne på Gravenstenvej om en fælles vedligeholdelse af området frem for at splitte vejens beboere.
- Derfor har vi stillet forslag om en fælles vedligeholdelsesplan, så der ikke i fremtiden opstår uenighed eller uklarhed omkring ansvar og økonomi (ang. forslag 1).
- 2) Og derfor har vi stillet forslag om, at generalforsamlingen skal være med- bestemmende og være med til at prioritere, hvilke opgaver forretningsudvalget skal arbejde med – hvis en fælles vedligeholdelsesplan vedtages (ang. forslag 2)
1. Samlet overordnet vedligeholdelsesplan for området (renoveringsplan)
Forretningsudvalget foreslår, at der udarbejdes en samlet overordnet vedligeholdelsesplan for ejerlaugets fællesarealer, der sikrer at området forbliver et pænt og attraktivt område for vejens beboere.
Fællesarealerne omfatter de følgende områder, der er til fælles (offentlig) afbenyttelse:
1. Grønne arealer mod Nørholmsvej
2. Æblestien
3. Fortov/sti på vestsiden af Gravenstenvej
4. Stikveje på Gravenstenvej
5. Grønne arealer nord for Gravenstenvej inkl. kant rundt om vendeplads
Ejerlauget står for vedligeholdelse, fornyelse og udskiftning mv. (bortset fra almindelig renholdning, græsslåning og lugning mv., der foretages af de enkelte husstande ud for egen matrikel. Der henvises til skrivelsen ”Vedligeholdelse af de grønne arealer” på ejerlaugets hjemmeside, hvor den enkelte grundejers forpligtelser er beskrevet. Disse forpligtelser bibeholdes.
Såfremt ovenstående vedtages af generalforsamlingen, vil deklaration og vedtægter blive opdateret for undgå fremtidig uklarhed. Formuleringen bibeholdes i skrivelsen ”Vedligeholdelse af de grønne arealer”, hvor den enkelte grundejers forpligtelser er beskrevet. Dog vil det blive præciseret, at vedligeholdelse ikke omfatter udskiftning af større områder med belægning (Æblestien samt stier til stikvejene og stien/fortovet på vestsiden) samt udskiftning af grus på stikvejene. Omkostningen til vedligeholdelse og fornyelse af asfalterede indkørsler på vestsiden af Gravenstenvej påhviler ejeren af boligen ud for hver enkelt indkørsel.
Kommentarer fra generalforsamlingen:
Nogle deltagere er uforstående overfor billeddokumentation. Var det nødvendigt at tage billeder af private matrikler? Der efterspørges afklaring, om forretningsudvalget har tænkt sig at udbedre de ”forsømte” ting på private arealer på den enkelte beboers regning?
Karsten og forretningsudvalget forsikrer, at det ikke er hensigten med billedmaterialet – men opfordrer beboerne til at vedligeholde sine arealer, der støder op mod stien, stikveje mv.
Anders og Camilla (nr. 6): Der kan give juridiske problemer, hvis man har tænkt sig at sende regningen til vedligehold til beboerne. Man kan ikke gå på andre folks matrikler og påbyde dem vedligehold, endda på deres regning.
Forretningsudvalget: Det er ikke tanken, men i princippet vil forretningsudvalget kunne påbyde vedligehold af de dele af matriklen, der går over fælles stiger, grusvej mv. jf. som det også er beskrevet i vedtægterne.
Dirigenten spørger om, generalforsamlingen kan vedtage ovenstående forslag om en samlet overordnet vedligeholdelsesplan for området?
Hver husstand har 1 stemme og godkendes ved håndsoprækning.
Optællingen viser, at der er 16 husstande, der stemmer for forslaget. 2 husstande stemmer imod.
Beslutning: Forslaget er vedtaget ved et flertal på Generalforsamlingen.
2. Prioritering af vedligeholdelsesopgaver (under forudsætning af, at forslag 1 vedtages)
Da sidste års generalforsamling viste, at der var en række vedligeholdelsesopgaver, der var tiltrængte (herunder flere med betydelig økonomisk størrelse) foreslår forretningsudvalget, at der udarbejdes en prioriteringsliste af de større opgaver, der danner grundlag for, hvad forretningsudvalget arbejder med i den næste periode. Sædvanlige opgaver, uden væsentlig økonomisk betydning, kan forretningsudvalget egenhændig igangsætte udenom prioriteringen.
Såfremt ovenstående vedtages af generalforsamlingen, vil der blive uddelt én prioriteringsliste pr. husstand repræsenteret på generalforsamlingen. Prioriteringslisten udfyldes og afleveres i forbindelse med generalforsamlingen, og på baggrund heraf udarbejdes rækkefølgen af opgaverne.
Kommentarer fra generalforsamlingen:
- Marianne: vi har mange ting, der skal laves. Kan vi spare nok op til alle ting?
- Anders: når vi skal indhente tilbud, må det gerne ske fra flere forskellige firmaer og med forskellig belægning.
- Ruben, nr. 16: vi kan måske få vendt fliserne, som det er blevet gjort ud for nr. 17.
- Karsten opfordrer til at alle melder sig og hjælper til med evt. information om firmaer mv.
- Camilla: kan hjælpe med tekst til indhentning af tilbud.
Dirigenten spørger, om generalforsamlingen kan vedtage ovenstående forslag om prioritering af vedligeholdelsesopgaver?
Hver husstand har 1 stemme og godkendes ved håndsoprækning.
Optællingen viser, at der er 18 husstande, der stemmer for forslaget. Ingen husstande stemmer imod.
Beslutning: Forslaget er dermed vedtaget ved et flertal på Generalforsamlingen.
3. Årlig arbejdsdag
Forretningsudvalget foreslår, at der indføres én årlig arbejdsdag. På generalforsamlingen meldes datoen for arbejdsdagen ud for året efter, så det er muligt at planlægge herefter (mere end 12 måneder i forvejen).
Såfremt der ikke deltager minimum én voksen fra husstanden, pålægges husstanden et gebyr på 500 kr., som opkræves sammen med førstkommende opkrævning af kontingent til ejerlauget.
Forretningsudvalget foreslår lørdag den 31. maj 2025 uden ”gebyr konsekvenser” grundet det korte varsel.
Forretningsudvalget vurderer fra år til år, om det er aktuelt med en arbejdsdag. Dette meldes ud på årets generalforsamling.
Karsten lægger ud med lidt baggrund for forslaget: Forslag nr. 3 var vi faktisk lidt i tvivl om vi skulle fremsætte – er det for meget i petitesseafdelingen?
Det er langt fra hvert år, der vil være behov for en arbejdsdag, hvor 39 personer stiller op.
Baggrunden for forslaget er, at vi på baggrund af de beskrevne vedligeholdelsesprojekter ikke kan udelukke, at vi får behov for at udføre noget af arbejdet selv.
Belært af drænprojektet og nedlægningen af blomsterengen kunne vi konstatere, at det var de samme ”Tordenskjolds soldater” der stillede op.
Det syntes vi ikke er fair i fremtiden, hvis det er for at spare hele ejerlauget for en omkostning til håndværkere.
Har man et helbred eller en alder, der ikke muliggør fysisk arbejde er det helt fair, at man ikke stiller op – derfor har vi indført en mindre betaling for at lade andre udføre arbejdet, da alternativet vil være en faktura fra en håndværker.
Kommentarer fra generalforsamlingen:
Joan: Hvilke arbejdsopgaver kan det være? Forventer man alle 39 husstande repræsenteret uanset omfanget af opgaven?
Forretningsudvalget: Det vil hvert år blive vurderet, hvilke opgaver der kalder på en arbejdsdag. Er der ikke opgaver nok, kan en arbejdsdag blive aflyst.
Dirigenten spørger om generalforsamlingen kan vedtage ovenstående forslag om årlig arbejdsdag og betaling af 500 kr., hvis husstanden ikke kan deltage?
Hver husstand har 1 stemme og godkendes ved håndsoprækning.
Optællingen viser, at der er 14 husstande, der stemmer for forslaget. 4 husstande stemmer imod.
Beslutning: Forslaget er dermed vedtaget ved et flertal på Generalforsamlingen.
Forslag fra Pernille nr. 20 – kontingentstigning
Det kunne være godt at få et punkt på dagsordenen til generalforsamlingen, der handler om stigning i kontingent til grundejerforeningen. Hvis vi i de kommende år har stigende udgifter til f.eks. belægning, kunne vi jo finde pengene ved at begynde at spare op. Dette vil jeg rigtig gerne have på som punkt til Generalforsamlingen den 23.4.
På baggrund af ovenstående, samt mængden af kommende vedligeholdelsesopgaver, vil bestyrelsen foreslå en stigning på 1.000 kr. til det årlige kontingent til ejerlauget, som således bliver 3.000 kr./året.
Dirigenten: Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag om, at kontingentet til Ejerlauget skal stige?
Hver husstand har 1 stemme og godkendes ved håndsoprækning.
Optællingen viser, at der er 17 husstande, der stemmer for forslaget. 1 husstand stemmer imod.
Beslutning: Forslaget er dermed vedtaget ved et flertal på Generalforsamlingen.
Dirigenten spørger: Kan generalforsamlingen vedtage forretningsudvalgets for- slag om en stigning på 1.000 kr. i det årlige kontingent?
Hver husstand har 1 stemme og godkendes ved håndsoprækning.
Optællingen viser, at der er 17 husstande, der stemmer for forslaget. 1 husstand stemmer imod.
Beslutning: Forslaget er dermed vedtaget ved et flertal på Generalforsamlingen.
Forslag fra Gert nr. 13 – ny beplantningsplan (uden rødtjørn)
Gravenstenvej er med rette kendt for sin smukke beplantning, som er indskrevet i vedtægterne. Det giver harmoni med fastlagte mønstre af træer. Jeg har dog observeret, at rødtjørn ikke trives godt her på vejen. De taber bladene tidligt, og selv når vi skifter dem ud med nye, så har de ikke god trivsel.
Jeg vil foreslå, at foreningen udfærdiger en ny beplantningsplan med angivelse af nye pæne og robuste træer til erstatning for eksisterende rødtjørn, når de gamle rødtjørn går ud eller fjernes, og får den plan indskrevet i vedtægterne.
Dirigenten spørger: Kan generalforsamlingen vedtage ovenstående forslag om, at der udfærdiges en ny beplantningsplan uden rødtjørn?
Hver husstand har 1 stemme og godkendes ved håndsoprækning.
Optællingen viser, at der er 17 husstande, der stemmer for forslaget. 1 husstand stemmer imod.
Beslutning: Forslaget er dermed vedtaget ved et flertal på Generalforsamlingen.
Kommentarer fra generalforsamlingen:
Thorn: foreslår Ahorn, birketræ mv.
5. Valg af medlemmer til forretningsudvalget
Alice (på valg – accepterer ikke genvalg) Jørn (på valg – accepterer genvalg).
Jørn er genvalgt.
Morten (nr. 20) bliver valgt ind i forretningsudvalget i stedet for Alice, der ikke genopstiller.
Karsten: Vi har købt en gave til Alice – vi ville have givet hende et guldur – men vi må passe på foreningens penge, så vi har købt hende en anden gave, som tak for mange- årig tjeneste som foreningens kasser.
6. Valg til festudvalg
Camilla og Pernille fortsætter i festudvalget. Carina og Medina genopstiller ikke. Vi vil gerne opfordre, at der er mindst en mere, der kommer ind i festudvalget.
Marianne (nr. 25) melder sig til festudvalget. Festudvalget vil melde en dato for vej- festen ud.
7. Valg af revisor
Mirza genvælges som revisor.
8. Fastsættelse af dato for næste års generalforsamling
Forretningsudvalget foreslår onsdag, den 22. april 2026 som dato til næste års generalforsamling.
9. Eventuelt
Forretningsudvalget foreslår en arbejdsdag: den 30. maj 2026. Forretningsudvalget vil melde ud hvilke opgaver der skal løses og forbeholder sig retten til at afløse arbejdsdagen.
Evt. punkter fra generalforsamlingen
Mirza: vi må se på, om den 5-årige kontrakt, der er indgået med Aalborg Anlægsgartneri kan annulleres, så vi kan se om der er billigere løsninger.
Ole: der køres lidt stærkt på vores vej. Mirza: det er primært GLS (kurer firmaer)
Jørn: vi må henstille til beboerne at være opmærksomme på kørsel
Ib: hækken fra stikvejen mod Gravenstenvej må holdes lav så børn kan se ud over den.
Nr. 31: der er nogen, der ejer det smalle stykke jord, der er hvor stien knækker – de vil gerne sælge det og spurgte om vejen var interesserede.
Nr. 13: Ved vi om vi kommer til at betale skat af fællesarealer?
Camilla Nr. 6: ubenyttede fællesarealer. Der kommer nok en lille skattestigning.